Privacyverklaring

I Introductie

1 Wie zijn wij?

Sparki (hierna "Sparki", "wij" of "ons") hecht veel belang aan uw privacy en vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens (hierna "uw gegevens") steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Sparki bestaat uit de volgende entiteiten:

• Sparki NV, met maatschappelijke zetel te 8530 Harelbeke, Kortrijksesteenweg 387 en met ondernemingsnummer 0798.269.616;
• Sparki Renewables BV, met maatschappelijke zetel te 8530 Harelbeke, Kortrijksesteenweg 387 en met ondernemingsnummer 0680.547.149;
• Sparki BV (Sparki Charge & Go), met maatschappelijke zetel te 8530 Harelbeke, Kortrijksesteenweg 387 en met ondernemingsnummer 0781.569.085;
• CleverNett BV, met maatschappelijke zetel te 8530 Harelbeke, Kortrijksesteenweg 387 en met ondernemingsnummer 1020.784.844.

Deze privacyverklaring (hierna "Privacyverklaring") verduidelijkt waarom wij uw gegevens verzamelen en wat wij hiermee doen. Indien u na het lezen van deze Privacyverklaring nog vragen heeft, kan u steeds terecht bij uw gekende contactpersoon bij ons. U kan ons ook steeds bereiken via onderstaande contactgegevens:

2 Wat is het toepassingsgebied van deze Privacyverklaring?

Deze verklaring geldt alleen voor de gegevens die Sparki als (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Dit betekent dat wij het doel en de middelen voor de verwerking van uw gegevens (mede) bepalen.

Wij kunnen al verduidelijken dat deze Privacyverklaring van toepassing is op de verwerking van gegevens van:

1. bezoekers van de website(s) van Sparki;
2. klanten die van Sparki diensten afnemen;
3. sollicitanten wanneer zij zich aanmelden voor een nieuwe openstaande vacature rechtstreeks bij Sparki en het selectieproces doorlopen;
4. medewerkers van Sparki in het kader van onze dienstverlening alsook uitzendkrachten die via interimkantoren tewerkgesteld worden bij Sparki;
5. zakenpartners die ons bijstaan bij het verlenen van onze diensten aan onze klanten (bijv. leveranciers), of die wij bijstaan bij het verlenen van diensten aan klanten (bijv. dienstverleners binnen Sparki);
6. medewerkers van Sparki (incl. bestuurders);
7. desgevallend, bedrijfsartsen, psychologen en getuigen van arbeidsongevallen.

Ook de gegevens van voormalige en potentieel toekomstige klanten en zakenpartners worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform deze Privacyverklaring.

Onder 'verwerking van gegevens' verstaan wij elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Het begrip 'verwerking' is ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken of verspreiden van uw gegevens.

II Gebruik van persoonsgegevens

1 Wanneer verzamelen wij uw gegevens als (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke?

Als onderdeel van haar activiteiten is Sparki genoodzaakt om de persoonsgegevens te verwerken van onder andere haar (potentiële) werknemers en haar klanten, leveranciers en partners.

Wij kunnen gegevens van u verwerken als:

• u ons contacteert of heeft gecontacteerd (bijv. tijdens een bezoek aan onze website(s), bij het invullen van het contactformulier, of wanneer u een offerte aanvraagt);
• u (spontaan) solliciteert bij Sparki voor een openstaande vacature;
• u met ons in contact komt via één van onze partner-uitzendbureaus;
• u tewerkgesteld wordt door ons;
• wij één van onze diensten aan u verlenen of hebben verleend, als klant of zakenpartner;
• wij in de toekomst diensten aan u zouden kunnen verlenen, als klant of zakenpartner;
• u, desgevallend, aan ons diensten verleent of hebt verleend, als zakenpartner;
• u, desgevallend, in de toekomst diensten aan ons zou kunnen verlenen, als zakenpartner;
• u onze contactpersoon bent voor één van onze klanten of zakenpartners.

2 Welke gegevens kunnen wij van u verwerken?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken, afhankelijk van uw relatie met Sparki. Dit betekent niet dat wij in alle gevallen over alle hieronder vermelde gegevens beschikken; dit zal steeds afhangen van de concrete situatie en uw voorkeuren.

Bezoekers van onze website(s)

Indien u onze website(s) bezoekt, verwerken wij via het gebruik van cookies en via uw gebruik van functies op de website(s) (bijv. het contactformulier) mogelijk onderstaande gegevens:

• Identificatiegegevens: een kopie van uw identiteitskaart (enkel om indien nodig uw identiteit te verifiëren wanneer u één van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen op basis van de GDPR);
• Elektronische identificatiegegevens: onder meer uw IP-adres, browsertype, locatie, verbindingsmomenten;
• Contactgegevens en contactgeschiedenis: onder meer uw naam en e-mailadres bij gebruik van het contactformulier op onze website, verstuurde en ontvangen berichten.

Klanten en zakenpartners

Van onze (contactpersonen bij onze) huidige, voormalige en potentieel toekomstige klanten en zakenpartners verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

• Identificatiegegevens: onder meer een kopie van uw identiteitskaart (enkel om indien nodig uw identiteit te verifiëren);
• Contactgegevens: onder meer uw naam, adres, vast telefoonnummer, GSM-nummer, privé en/of persoonlijk e-mailadres, professionele functie;
• Contactgeschiedenis: onder meer verstuurde en ontvangen berichten;
• Openbare gegevens: publiek beschikbare gegevens (bijv. gegevens op de website van het bedrijf waartoe u behoort);
• Betaalgegevens: onder meer betaalkaartgegevens, rekeningnummer.

Sollicitanten

Van sollicitanten – zowel zij die rechtstreeks bij Sparki solliciteren als zij die via externe uitzendbureaus bij Sparki terechtkomen – verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

• Identificatiegegevens (bijv. uw naam, geslacht, geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer, pasfoto, enz.);
• Contactgegevens (bijv. adres, gsm-nummer, e-mailadres, enz.);
• Financiële gegevens (bijv. uw bankrekeningnummer, enz.);
• Gegevens over uw gezinssamenstelling (bijv. uw burgerlijke staat, aantal personen ten laste, enz.);
• Opleidingen, voorkeuren en kwalificaties (bijv. uw werkervaring, professionele situatie, beschikbaarheden, studies, diploma's, taalkennis, cv, enz.);
• Andere gegevens die u ons zelf bezorgt of kennelijk publiek heeft gemaakt (foto, cv, LinkedIn-profiel, enz.).

Desgevallend kan ook worden opgevraagd: een kopie van de identiteitskaart, bankkaart, werkvergunning, rijbewijs en/of gegevens van Student@Work.

Bij aanvang van het sollicitatieproces wordt de sollicitant meer uitgebreid geïnformeerd over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens door Sparki.

Werknemers en consultants

Van onze werknemers en uitzendkrachten die via interimkantoren tewerkgesteld worden bij Sparki, verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

• Identificatiegegevens (bijv. uw naam, geslacht, geboortedatum en -plaats, rijksregisternummer, pasfoto, identiteitskaartnummer, enz.);
• Contactgegevens (bijv. adres, telefoonnummer, e-mailadres, logingegevens, badginggegevens, enz.);
• Financiële gegevens (bijv. uw bankrekeningnummer, loon, voordelen, uitgaven, loonberekening, enz.);
• Gegevens over uw gezinssamenstelling (bijv. uw burgerlijke staat, aantal personen ten laste, enz.);
• Informatie met betrekking tot de arbeidsrelatie en loopbaan (bijv. werkschema, afwezigheden, tijdsregistratie, duur van de loopbaan, informatie/mededelingen van collega's, oversten, klanten, derden of andere personen over de uitvoering van de arbeidsrelatie);
• Informatie met betrekking tot evaluatie en training (bijv. evaluatie van prestaties, promoties, bijgewoonde vormingen);
• Medische gegevens (in het kader van een arbeidsongeval of privé-ongeval dat wordt gemeld aan Sparki als werkgever);
• Informatie met betrekking tot het gebruik van voertuigen in dienst van Sparki (bijv. verkeersboetes, geolokalisatiegegevens).

Sparki kan mogelijk ook foto's en andere reproducties verzamelen die verband houden met uw activiteiten binnen onze vennootschappen.

Bij aanvang van de arbeidsrelatie/opdracht wordt de werknemer/consultant meer uitgebreid geïnformeerd over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens door Sparki.

3 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens

Sparki verwerkt in zeer specifieke gevallen gevoelige informatie over het strafregister van sollicitanten. Wij doen dit alleen wanneer dit ons expliciet wordt opgelegd door een wettelijke bepaling voor veiligheidsredenen.

Het is verder ook mogelijk dat wij, binnen de wettelijke grenzen, gevoelige gegevens verzamelen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst/opdracht of in naleving van een wettelijke verplichting (medische gegevens zoals uw gezondheidstoestand, beoordeling van het welzijn op het werk, beoordeling van uw gezondheid, rijksregisternummer).

In alle andere gevallen zullen wij geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (i.e. gegevens over raciale of etnische oorsprong, politieke meningen, religieuze of filosofische opvattingen, lidmaatschap van vakverenigingen, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheid of het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon) verwerken, tenzij die ons met uw uitdrukkelijke toestemming worden overgemaakt.

4 Wat zijn de rechtsgronden die wij gebruiken om uw gegevens te verwerken?

Wij verwerken uw gegevens enkel voor legitieme doeleinden waarbij de verwerking steeds gebaseerd zal zijn op de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG of GDPR).

Over het algemeen verwerken wij uw gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met onze klanten, werknemers/consultants en zakenpartners en teneinde u onze diensten te kunnen verschaffen.

Daarnaast kunnen wij uw gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen, namelijk:

• het kunnen aanbieden van een veilige en goed functionerende website(s) door het gebruik van strikt noodzakelijke cookies;
• het verbeteren van onze dienstverlening door wanneer passend en relevant een beroep te doen op uitzendbureaus die extern werknemers rekruteren;
• het verbeteren van onze dienstverlening door te verzoeken om uw waardevolle feedback als onze huidige of voormalige klant, werknemer/consultant of zakenpartner;
• het verstrekken van informatie over onze activiteiten en dienstverlening via elektronische kanalen of anderszins, waarbij u steeds het absolute recht heeft om hiertegen bezwaar te maken voor zover het gaat om 'direct marketing';
• het beperkte gebruik van publiek beschikbare informatie (zoals op het profiel van sollicitanten op professionele sociale netwerken);
• de bestrijding van fraude en van misbruik van de diensten die wij aanbieden;
• het verzekeren van de mogelijkheid tot uitoefening of verdediging in rechte van onze belangen.

Bovendien kunnen wij uw gegevens verwerken op basis van uw (uitdrukkelijke) toestemming. Wanneer u ons uw mondelinge toestemming heeft gegeven sturen wij u steeds een e-mail ter bevestiging. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Tot slot verwerken wij uw gegevens voor wettelijke doeleinden om de wettelijke verplichtingen die op ons rusten na te komen, zoals het bijhouden van boekhoudkundige documenten gedurende de wettelijke termijn.

Wanneer wij uw gegevens verder verwerken voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, zullen wij contact met u opnemen en desgevallend om uw toestemming vragen.

5 Waarvoor verzamelen wij uw gegevens?

Wij verzamelen uw gegevens voor verschillende doeleinden:

• Operationele doeleinden: bijvoorbeeld om onze diensten gebruikersvriendelijk te houden, het beantwoorden van uw contactvraag, het in overweging nemen van uw sollicitatie, om werknemers en consultants te rekruteren;
• Zakelijke doeleinden: bijvoorbeeld om de relaties met onze klanten, werknemers, consultants en zakenpartners te beheren, om de arbeidsovereenkomst of opdracht uit te voeren, om lonen uit te betalen, voor de pensioenadministratie, de belastingen en de sociale zekerheid, het factureren van de verstrekte diensten en het innen van deze bedragen, ter administratie van arbeidsongevallen;
• Commerciële doeleinden: bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in uw behoeften en interesses, het nagaan van uw tevredenheid als onze klant, werknemer of zakenpartner, het vermelden van de persoon (eventueel met foto en functie) op de website(s), om onze klanten en prospects diensten en producten van Sparki aan te bieden;
• Juridische of wettelijke doeleinden: onder meer voor juridische redenen en procedures, om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen, voor interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of afdwinging van onze rechten.

Wanneer wij uw gegevens wensen te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de gegevens zijn verkregen, zullen wij u contacteren vóór de verdere verwerking.

6 Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Aangezien de termijn afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens te bewaren voor een bepaalde periode (bijv. voor een aantal sociale documenten). Onze bewaartermijnen zijn gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het verstrekken van onze diensten.

In ieder geval worden uw gegevens niet langer verwerkt dan noodzakelijk is en dit in overeenstemming met een intern beleid van Sparki inzake retentietermijnen.

Wanneer het niet langer noodzakelijk is om uw gegevens te verwerken, zullen wij uw gegevens wissen of anonimiseren. Als dit niet (technisch) mogelijk is, bewaren wij uw gegevens maar verwerken deze niet verder en verwijderen deze wanneer dit mogelijk wordt.

7 Van wie ontvangen wij uw gegevens?

Wij kunnen uw gegevens van u rechtstreeks, van onze klanten, van openbare bronnen of van partner-uitzendbureaus verkrijgen.

Indien wij uw gegevens van onze klanten verkrijgen (bijv. als onze contactpersoon) en hierbij niet louter optreden als verwerker, nemen wij alle redelijke maatregelen om te verifiëren of de gegevens rechtmatig verzameld en verder verwerkt zijn. Indien dit niet het geval blijkt, zullen wij de verwerking van de betrokken gegevens weigeren.

Indien wij uw gegevens van externe (al dan niet openbare) bronnen verkrijgen, zullen wij u uiterlijk op het moment van ons eerste contact met u over de verwerking informeren.

Wat betreft het consulteren van openbare bronnen maken wij gebruik van databanken zoals de Kruispuntbank van Ondernemingen, persberichten, uw profiel op professionele sociale netwerken en andere publiek beschikbare informatie.

Wanneer wij gegevens van uitzendbureaus ontvangen met oog op externe rekrutering, kunnen wij u mogelijk contacteren om u tewerk te stellen en u te informeren. Mocht dit contact telefonisch gebeuren, zullen wij u een e-mail sturen waarin wij aangeven dat wij uw gegevens conform deze Privacyverklaring zullen verwerken.

8 Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij hechten veel belang aan gegevensbeveiliging en hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen met het oog op het beveiligen van uw persoonsgegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Fysieke toegang tot gebieden waar persoonsgegevens worden verzameld, verwerkt of opgeslagen, is beperkt tot bevoegde werknemers.

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zullen wij alle toepasselijke meldplichten met betrekking tot dergelijke inbreuk opvolgen.

9 Waar bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens voornamelijk op IT-systemen in België. Het beheer van sommige van onze IT-systemen wordt echter uitbesteed aan derden waarbij de gegevens worden bewaard in de Europese Economische Ruimte (EER).

Wij delen uw gegevens met voornoemde externe dienstverleners slechts in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien zijn deze dienstverleners contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een "verwerkersovereenkomst" die met deze partijen werd afgesloten.

Wij en onze verwerkers hebben de nodige fysieke en passende technische en organisatorische (voorzorg)maatregelen getroffen. De toegang tot uw gegevens is voorbehouden tot personeel en derden indien die toegang noodzakelijk is voor legitieme, relevante zakelijke doeleinden.

10 Delen wij uw gegevens met derden?

Wij hebben verschillende gegevensverwerkers ingeschakeld voor de verwerking van uw gegevens namens ons, waaronder verbonden ondernemingen, uitzendbureaus, IT-dienstverleners en andere zakelijke dienstverleners. Wij kunnen uw gegevens ook delen met andere derde partijen indien dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens werden verzameld.

Concreet delen wij uw gegevens, voor zover nodig, met de volgende derden:

• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven voor wat betreft uw contactgegevens met het oog op het verzenden van post aan u;
• Betalingsdienstverleners voor de gegevens die relevant zijn voor het verwerken van uw betalingen aan ons of betalingen door ons, met het oog op een efficiënt beheer van de betalings- en loonadministratie;
• IT-dienstverleners die ons bijstaan bij het uitbaten van onze onderneming, waaronder het digitaal bewaren van onze bestanden, het hosten en beheren van onze website(s);
• Uitzendbureaus die zelfstandig uitzendkrachten ter beschikking stellen;
• Partners op wie wij een beroep doen in het kader van de verplichte groepsverzekering;
• Overheidsorganen en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en de efficiënte verdediging van onze belangen.

De doorgiftes van uw gegevens aan de hierboven geïdentificeerde partijen is naargelang het geval gebaseerd op (1) de noodzaak hiervan voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben, (2) onze gerechtvaardigde belangen, (3) de noodzaak hiervan om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust, of (4) uw toestemming.

III Rechten van de betrokkene

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de over u verwerkte gegevens. Indien u beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens vermeld in deze Privacyverklaring.

---

De uitoefening van bovenstaande rechten is onderworpen aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang, onze belangen en belangen van andere individuen te beschermen.

Wanneer u een verzoek tot uitoefening van uw rechten indient zullen wij bij redelijke twijfel over uw identiteit, eerst en vooral uw identiteit verifiëren door middel van het opvragen van een kopie van uw identiteitskaart. Wij verzoeken u om hierop de niet-relevante gegevens, zoals uw rijksregisternummer en foto, door te halen.

De uitoefening van uw rechten is in principe kosteloos. Wanneer uw verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij u een redelijke vergoeding aanrekenen of besluiten om geen gevolg te geven aan uw verzoek. U wordt desgevallend steeds op de hoogte gebracht van de redenen hiervoor.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van vier weken (bij eenvoudige verzoeken) dan wel 3 maanden (bij complexe of veelvoudige verzoeken) op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

IV Klachtmogelijkheden van de betrokkene

Ondanks alles dat wij in het werk stellen om uw privacy te beschermen en de wetgeving daaromtrent na te leven, is het mogelijk dat u het niet eens bent met de manier waarop wij uw gegevens verwerken.

Vanzelfsprekend kan u in dat geval steeds contact met ons opnemen via de hierboven vermelde kanalen.

Daarnaast kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming van de EER-lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan. Aangezien wij onze activiteiten voornamelijk uitoefenen in en vanuit België, verwijzen wij hieronder naar de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

U kunt eveneens, indien u schade zou lijden, een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde rechtbank.

Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal nodigen wij u uit om de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/klacht-en-beroep.

V Wijzigingen aan de Privacyverklaring

Wij kunnen eenzijdig beslissen om veranderingen aan deze Privacyverklaring aan te brengen. In dat geval treedt de nieuwe versie onmiddellijk in werking. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze website. In geval van een substantiële wijziging van deze Privacyverklaring die relevant is voor u, zullen wij u – indien mogelijk – hierover rechtstreeks informeren.

Laatst gewijzigd op: 17 april 2026